Automatisering met een TWST 

Over TWST 

De purpose van TWST is: alle leidinggevenden en hun teams helpen om hun ambities te realiseren, door anders te denken en te doen. Op een typisch ‘twistige’ wijze maken ze het realiseren van ambities ‘aanstekelijk’. Door patronen te doorbreken, kunnen er in een organisatie op een effectievere en slimmere manier doelen worden behaald. Daar gaan ze dan ook voor.

Samenwerken met TWST is voor ons niet nieuw. Sinds 2019 loopt ons compionschap, waarin we ons maandelijks vastbijten in de communicatiedoelen, passend bij de contentstrategie, met onder andere boeiende blogs en interessante nieuwsbrieven. Ook hebben we meegedacht met de nieuwe positionering. Op dit moment werken we samen aan de ontwikkeling van een nieuwe corporate website. Extra leuk; we werken zoals je in de intro al kon lezen ook volop aan marketing automation voor TWST!

Vraag vanuit TWST

Vanuit de overtuiging dat ook een professional zich moet blijven ontwikkelen, ontwikkelde TWST het opleidingsprogramma ‘Fit voor de toekomst’. Vanwege de toen geldende lockdown werd het leertraject volledig online opgezet. Iedere opleiding van dit traject kwam in aanmerking voor de subsidieregeling Nederland Leert Door, waardoor de online opleiding volledig gratis aangeboden kon worden. Mede dankzij de vele partners van TWST ontstond er een ware run op hun opleidingen.

Het werd al snel een uitdaging om alle aanmeldingen op een nauwkeurige maar efficiënte wijze te verwerken. Hiervoor ontwikkelden wij een volledig geautomatiseerd inschrijfproces. Die voor zowel TWST als de deelnemers uitermate gebruiksvriendelijk moest zijn. Met succes!

“Ik denk dat wij dat hele subsidietraject wel op onze buik hadden kunnen schrijven als wij Compion niet hadden gehad.”

Dictus Nicolai – Founding partner TWST

Begin van het proces

Om in aanmerking te komen voor de subsidieregeling NL Leert Door moesten de deelnemers bewijzen dat zij een Nederlandse identiteit bezitten. En het was aan de opleiders om deze gevoelige informatie te verzamelen en op een juiste manier op te slaan. Daarbij gaat het om gegevens zoals kopieën van ID-kaarten, NAW-gegevens en meer. Het invullen van al deze zaken is voor een deelnemer tijdrovend én foutgevoelig. Oftewel, het resulteerde in een te hoge drempel voor aanmelding. 

Wij ontwikkelden hiervoor een online formulier waarin deelnemers alle benodigde gegevens konden aanleveren. Met een paar slimme maatwerkkoppelingen, werd alle informatie automatisch naar de systemen van TWST gestuurd. En niet geheel onbelangrijk; een deelnemer kreeg na het aanmelden toegang tot de digitale leeromgeving van TWST Online.

Toch is het eerlijke verhaal dat dit niet direct vanaf dag 1 soepel verliep. Er liepen enkele deelnemers vast in het inschrijfformulier en voor sommigen duurde het hele proces toch nog te lang. We hielden de eerste weken het proces nauwlettend in de gaten en deden verschillende optimalisaties.

Van uitstel komt een inschrijving

Mede door alle ingewikkelde stappen die een deelnemer moest doorlopen, bleven er foutieve of afgebroken aanmeldingen ontstaan. Dus we besloten het proces drastisch anders in te richten. In plaats van het uitgebreide inschrijfformulier boden we mensen de kans om hun plekje voor een gratis opleiding zonder tussenstappen te reserveren. Hiervoor hoefden ze alleen hun naam en e-mailadres door te geven. Dat kon niet fout gaan.

Achter de schermen ging onze e-mailautomatisering vervolgens van start. Direct na de reservering kregen mensen een bevestiging via de mail met alle informatie over de inschrijving. Door hen goed te informeren, konden ze zelf bepalen op welk moment ze hun inschrijving compleet wilden maken.

Hadden ze de mail gelezen maar zich nog niet ingeschreven? Dan ontvingen ze automatisch een reminder om hun inschrijving te voltooien. Na de laatste automatische herinnering kregen ze de keuze om de reservering automatisch te laten vervallen, een extra herinnering te laten sturen of zich direct uit te schrijven.